Obchodní podmínky

1. Předmět služby

BookFlow je online platforma pro správu rezervací, fakturace, plateb a komunikace s klienty určená především terapeutům, koučům a poskytovatelům osobních služeb. Provozovatel poskytuje uživateli (dále „Tenant") přístup k aplikaci na základě předplatného.

2. Registrace a zkušební verze

• Tenant získá 14denní zkušební verzi zdarma bez nutnosti zadat platební kartu.
• Po skončení zkušebního období lze pokračovat aktivací placeného plánu (Start, Profi, Profi+).
• Tenant je odpovědný za pravdivost údajů uvedených při registraci.

3. Předplatné, cena a fakturace

• Předplatné se hradí měsíčně nebo ročně. Roční předplatné je s 25% slevou (3 měsíce zdarma).
• Platba probíhá kartou přes Stripe. Tenant souhlasí s automatickým obnovením předplatného na konci každého období.
• Daňový doklad je vystaven elektronicky a dostupný v aplikaci do 24 hodin od platby.
• Ceny uvedené v aplikaci jsou konečné. Provozovatel není plátcem DPH.
• Změna ceny pro nové uživatele nemá vliv na stávající uživatele (grandfathering).

4. Zrušení předplatného

• Tenant může předplatné zrušit kdykoli v Nastavení → Plán. Plán běží do konce aktuálního zaplaceného období.
• Garance vrácení peněz: u ročního předplatného má Tenant právo na vrácení peněz do 14 dní od první platby bez udání důvodu. Refund se provádí ručně po odeslání žádosti na info@bookflow.cz.
• U měsíčního předplatného se peníze za již zaplacený měsíc nevracejí. Plán běží do konce zaplaceného měsíce.

5. Neuhrazení platby

• V případě selhání platby kartou se provedou 3 automatické pokusy o stržení (den 3, 7 a 14).
• Pokud platba opakovaně selže, plán bude pozastaven. Po dalších 7 dnech bez úhrady se zablokuje veřejná rezervační stránka.
• Po 30 dnech bez úhrady přechází účet do režimu cancelled (read-only). Data zůstávají k dispozici dalších 90 dní pro export.

6. Odpovědnost a omezení

• BookFlow je technický nástroj. Provozovatel neručí za smluvní vztahy mezi Tenantem a jeho klienty.
• Tenant je správcem osobních údajů svých klientů; BookFlow je zpracovatelem dle čl. 28 GDPR.
• Provozovatel neručí za přerušení dostupnosti služby v důsledku vyšší moci, technických problémů třetích stran (Stripe, hosting) nebo plánované údržby.
• Maximální odpovědnost provozovatele za škodu je omezena výší předplatného za posledních 12 měsíců.

7. Zpracování osobních údajů

Tenant souhlasí se zpracováním jeho osobních údajů pro účely plnění smlouvy v rozsahu dle Zpracování osobních údajů.

8. AI Asistent (diktování sezení)

• Plány Profi a Profi+ obsahují funkci AI Asistent, která umožňuje Tenantovi nadiktovat poznámky ze sezení a automaticky z nich generuje interní poznámky, shrnutí pro klienta a kumulativní pohled na klienta.
• Pro zpracování zvuku používáme službu Google Gemini API (Google Ireland Limited, EU). Audio nahrávka je odeslána do Gemini API, zpracována a nahrávka samotná není ukládána ani u BookFlow, ani u Google (po zpracování je smazána). Ukládá se pouze textový výstup.
• Google zpracovává data v souladu s vlastními podmínkami pro Gemini API (ai.google.dev/gemini-api/terms). Vstupy z placených API klíčů Google nepoužívá k tréninku modelů.
• Tenant je povinen informovat svého klienta o použití AI při zpracování poznámek a získat jeho souhlas, pokud to vyžaduje povaha vztahu (zejména u terapeutických sezení). Tenant nese plnou odpovědnost za to, že o diktování klient ví.
• Výstup AI je návrh, nikoli závazná dokumentace. Tenant je povinen výstupy před odesláním klientovi zkontrolovat a upravit. BookFlow neručí za přesnost ani úplnost AI-generovaného textu.
• Délka jednoho diktování je omezena na 30 minut. Denní limit je 60 diktování na účet (možno upravit po dohodě).

9. Změny podmínek

Provozovatel si vyhrazuje právo tyto obchodní podmínky kdykoli změnit. O změnách bude Tenanta informovat e-mailem nejméně 30 dní před účinností. Pokud Tenant se změnami nesouhlasí, může předplatné zrušit do data účinnosti.

10. Závěrečná ustanovení

• Vztahy neupravené těmito podmínkami se řídí českým právem, zejména zákonem č. 89/2012 Sb. (občanský zákoník).
• Případné spory budou řešeny smírně. Pokud se nepodaří dosáhnout dohody, příslušným soudem je věcně a místně příslušný soud podle sídla provozovatele.